Collaboration Softwareauswahl – Erarbeitung einer fundierten Tool-Empfehlung für ein Handelsunternehmen
Situation
- Der IT-Dienstleister eines Handelsunternehmens ist mit dem Wechsel des Betriebs- & Lizenzmodells durch den Softwarehersteller Atlassian konfrontiert.
- Eine Vervielfachung der Cloud-Lizenzkosten im Vergleich zur On-Premise Lizenz erfordern die Neubewertung der eingesetzten Collaboration Tools.
- Im Scope liegen ~9.000 User aus 15 Ländern und 14 Fachbereichen mit ~1 Mio. Arbeitsvorgängen und ~100.000 Wissensseiten.
Herausforderung
Undokumentierte Ist-Plattform
Der Einsatz von Atlassian samt Plugins ist in über 18 Jahren historisch gewachsen. Wissen über Funktionen, Schnittstellen und Kernnutzern existiert nur in Köpfen.
Fehlende Vergleichsbasis
Moderne Tool-Alternativen sowie Benchmarks von vergleichbaren Organisationen sind dem Handelsunternehmen nicht bekannt.
Individuelle Präferenzen
Fachbereichsnutzer und IT-Betrieb haben ihre eigenen Tool-Präferenzen. Ein neutraler Blick & objektive Bewertungskriterien für die Collaboration Suite fehlen.
Vorgehen
1. Bedarfsermittlung
Setup Auswahlprojekt samt Fixierung Stakeholder & Beschlussprozesse. Erfassung fachlicher, technischer, wirtschaftlicher & rechtlicher Anforderungen per Katalog.
2. Lösungsbewertung
Abgleich Anforderungskatalog mit 5 Tool-Alternativen sowie Marktstrategien. Bewertung und Priorisierung der Lösungsoptionen mit Auswahlteam.
3. Systementscheidung
Präsentation Beschlussunterlage samt Empfehlung im Managementkreis. Fällen der Entscheidung Collaboration Software und Ausplanung Folgeschritte.
Nutzen
Objektive Bestätigung
Faktenbasierte Bestätigung von Atlassian Jira & Confluence als optimale Unterstützung für die Mehrheit der weltweit agierenden Fach- und IT-Bereiche
Überblick Lösungsraum
Marktüberblick über Collaboration Tool-Alternativen bzgl. Funktionen, Alleinstellungsmerkmalen, Schwächen, Kosten und Weiterentwicklung
Einsatzbereite Verhandlungsgrundlage
Fundierte Wissensbasis für bevorstehende Lizenzverhandlungen mit Softwarehersteller Atlassian Deutschland sowie Plugin-Entwicklern
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