RPA mit Automation Anywhere – die intelligente Web-Lösung für Robotic Process Automation

von Robotic Process Automation, RPA Tool Survey 2020

Robotic Process Automation mit Automation Anywhere

Stellen Sie sich vor, Sie möchten in Ihrem Unternehmen Geschäftsprozesse automatisieren. Welche würden das sein? Wo würden Sie anfangen? Geht es nach US-Softwarehersteller Automation Anywhere, kann jeder Prozess in Firmen von Automation profitieren. „Any system of a company can be impacted by RPA“, so die Vision von Mihir Shukla, einer der vier indischen Gründer und heutiger CEO von Automation Anywhere.

Wir haben uns die 2004 erstmalig veröffentlichte Produktfamilie näher angesehen und uns mit dem Hersteller zur aktuellen Version Automation Anywhere Enterprise A2019 ausgetauscht.

Hauptkomponenten von Automation Anywhere

Automation Anywhere A2019 steht vollständig in deutscher Sprache zur Verfügung und gliedert sich in vier Hauptkomponenten:

  1. Bot Creator: Entwicklung der Digital Workforce
  2. Bot Runner: Laufzeitumgebung für die Prozessautomatisierung (Roboter)
  3. Enterprise Control Room & Bot Insight: Verwaltung und Überwachung der Digital Workforce
  4. IQ Bot: Verarbeitung semi-strukturierter Daten mithilfe künstlicher Intelligenz

Komponenten Automation Anywhere

Die vier Hauptkomponenten:  Bot Creator, Bot Runner,  Enterprise Control Room und IQ Bot (nicht abgebildet) (Quelle: Bildmaterial vom Hersteller erhalten)

Task Bots und Meta Bots im Bot Creator entwickeln

 

Automation Anywhere unterscheidet in Task Bots und Meta Bots. Für Ihre zu automatisierenden Prozesse entwerfen Sie einen Task Bot. Hochgradig wiederverwendbare Automatisierungsbausteine kapseln Sie hingegen in Meta Bots. Diese standardisierten Softwarebausteine können Sie in beliebig vielen Task Bots wiederverwenden.

Das Rollen- und Rechtesystem unterstützt dieses Konzept. Nur Nutzer mit Zugriff auf das Meta Bot Repository können diese entwickeln und so eine unternehmenseigene Bibliothek für Standardautomatisierungsbausteine aufbauen. Alle anderen Entwicklungsrollen greifen auf die freigegebenen Meta Bots zu und verwenden diese wieder.

Geschäftsprozesse per Drag & Drop automatisieren

Task Bots entwickeln Sie in der Automation Anywhere Workbench, einer Funktion innerhalb des Bot Creators. Die Basiselemente eines Bots – dem Automatisierungsprogramms – sind bei Automation Anywhere sogenannte Aktionen. Dies sind einzelne Automatisierungsschritte, die der Softwareroboter für Sie erledigen kann, wie z.B. das Öffnen einer Applikation, die Extraktion von Daten oder das Ausfüllen eines Webformulars.

Um einen Automatisierungsroboter für Automation Anywhere zu erstellen, definieren Sie eine Reihenfolge von geeigneten Aktionen und logischen Bedingungen. Der Hersteller bietet Ihnen derzeit über 550 unterschiedliche Aktionen zur Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Per Drag & Drop ziehen Sie eine Aktion in ein Flussdiagramm, der grafischen Visualisierung Ihres Automatisierungsprogramms. Jede Aktion können Sie nach dem Hinzufügen zum Flussdiagramm über ein Dialogfenster konfigurieren (z.B. Angabe der URL der zu öffnenden Webseite oder Definition einer Variablen, die in ein bestimmtes Eingabefeld geschrieben werden soll).

Automation Anywhere Bot Creator

Automatisierungsroboter in der grafischen Benutzeroberfläche des Web-Clients entwickeln (Quelle: Eigenes Bild aus der Community Edition)

Intelligent Automation mit dem IQ-Bot

  Für schwierigere Automatisierungsaufgaben mit semi-strukturierten Daten gibt Ihnen Automation Anywhere den sogenannten IQ-Bot an die Hand. Einsatz findet der IQ-Bot bei der Automatisierung von Dokumenten-getriebenen Prozessen, wie z.B. der Verarbeitung von eingescannten Rechnungsdokumenten oder Verträgen. Durch Einsatz von künstlicher Intelligenz (z.B.  Computer Vision, Natural Language Processing, Fuzzy Logic und Machine Learning) erweitert der IQ-Bot die Fähigkeiten Ihrer Digital Workforce um Extraktion und Aufbereitung semi-strukturierter Daten. Dabei führt Sie der IQ-Bot durch vier Schritte:

  1. Lerninstanz für einen Dokumententyp (z.B. Rechnungen) erstellen und Beispieldokumente hochladen
  2. Dokumente durch den IQ Bot automatisch analysieren (Klassifikation, Semantische Analyse, Mustererkennung, …)
  3. Ergebnisse des IQ Bots überprüfen und korrigieren (der IQ Bot lernt von Ihren Korrekturen und verbessert die Qualität der Datenextraktion)
  4. IQ-Bot veröffentlichen und durch einen Task Bot aufrufen

Erfahrene Entwickler können auch Python Libraries und Code verwenden. Folgendes Video zeigt die Arbeitsweise des IQ-Bot im Detail:

Zentrale Verwaltung im Enterprise Control Room und Analyse mit Bot Insight

 

Der Enterprise Control Room ist das Gehirn Ihrer Automation Anywhere Infrastruktur. Von hier aus planen, starten und verwalten Sie zentral Ihre Bots, Ihre Bot Runner (Laufzeitumgebungen für die Automatisierung) und administrieren Ihre Automatisierungsplattform (z.B. Nutzer, Rollen, Einstellungen, Lizenzen).

Ein Workload Balance Algorithmus sorgt für eine effiziente Prozessautomatisierung. Im konfigurierbaren Analytics Dashboard erhalten Sie mit Bot Insight Einblicke in Ihre automatisierten Prozesse (z.B. Prozessvolumen, Fehlerraten, Events) und Informationen hinsichtlich Ihrer technischen Infrastruktur (z.B. Hardwareauslastung und Zustand der Bots).

Architektur und technische Randbedingungen

Als Nutzer greifen Sie per Web-Browser (Internet Explorer oder Chrome optimiert) auf das responsive Web Interface von Automation Anywhere zu. So können Sie ohne zusätzliche Software wie Treiber, Bibliotheken oder Frameworks die Entwicklungsumgebung, den Enterprise Control Room, den IQ Bot und Bot Insight nutzen. Serverseitig benötigen Sie neben einem Windows Server eine MySQL Datenbank als persistierende Schicht. Im sogenanntem Credential Vault werden Zugangsinformationen für Ihre IT-Systeme verschlüsselt und gespeichert. Die Automatisierungsschicht (Bot Runner) hingegen verrichtet auf einer Windows Maschine (Hardware oder virtuell) die Automatisierungsdienste.

Automation Anywhere Architektur

Übersicht der Architektur von Automation Anywhere (Bildmaterial vom Hersteller bereitgestellt)

Erweiterung über den Bot Store

Wie bei einer modernen Business IT-Lösungen üblich, so betreibt auch Automation Anywhere eine Software-Erweiterungsplattform. Über den sogenannten Bot Store haben Sie die Möglichkeit Ihre Enterprise Instanz mit Bot Packs zu erweitern. Zum Zeitpunkt dieser Studie stehen über 600 Bot Packs zur Verfügung, viele von Ihnen kostenfrei. Alle Zusatzpakete stehen vollständig unter der Qualitäts- und Release-Kontrolle des US-Herstellers.

Automation Anywhere Bot Store

Der Bot Store von Automation Anywhere (Bildmaterial vom Hersteller bereitgestellt)

Sprache, Training und Support von Automation Anywhere

In Sachen Systemsprache müssen Sie sich nicht umstellen. Die Lösung wurde komplett ins Deutsche übersetzt. Vor-Ort-Trainings werden direkt und über Partner ebenfalls in deutscher Sprache angeboten. In der Automation Anywhere University können Sie sich zudem mittels Online Kursen für die Software fit machen. Last but not least steht für Fragen & Antworten das Apeople Forum zur Verfügung. Auch Nutzern der kostenfreien Community Edition ist diese Informationsquelle zugänglich.

Lizenzmodell

Das Lizenzmodell von Automation Anywhere basiert auf drei Faktoren:

  1. Anzahl der Nutzer für die Entwicklung von Bots
  2. Anzahl der Bot Runner
  3. Anzahl der Instanzen vom Enterprise Control Room

Je größer also Ihre interne Entwicklungsmannschaft ist und je mehr Laufzeitumgebungen Sie für die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse benötigen, desto höher fallen die Lizenzkosten aus. Bei den Entwicklerlizenzen handelt es sich um Floatinglizenzen. Mit einem Bot Runner können Sie mehrere unterschiedliche Prozesse automatisieren.  Benötigen Sie organisatorisch oder aufgrund von Compliance Vorgaben mehrere Control Rooms, so erhöhen sich die Lizenzkosten erneut.

Ihren Lizenzpool können sie individuell nach Ihren Anforderungen konfigurieren und immer erweitern. Zudem bietet der Hersteller vorgefertigte Pakete an.

 

Stärken Automation Anywhere

  • Automation Anywhere lässt sich über einen Webbrowser bedienen: Die Entwicklung und Überwachung der Digital Workforce läuft vollständig im Web-Thinclient. Eine Installation und Pflege von PC-Software können Sie sich sparen (Ausnahme Laufzeitumgebungen).
  • Automation Anywhere hat einen Rekorder und No-Code Ansatz: Die Entwicklung der Bots erfolgt vorwiegend Dialog-gestützt per Drag & Drop über die grafische Benutzeroberfläche. Mit dem integrierten Rekorder können Sie zudem das Grundgerüst eines Automatisierungsbots aufzeichnen, das Sie anschließend konfigurieren.
  • Automation Anywhere erlaubt beaufsichtigtes und nicht-beaufsichtigtes RPA: Geschäftsprozesse können sowohl vollständig als auch arbeitsteilig zwischen Mensch und Maschine automatisiert werden.
  • Automation Anywhere bietet eine Freemium Fassung: Für kleine Unternehmen, Entwickler und Studierende bietet Automation Anywhere eine kostenfreie Community Edition mit abgespecktem Funktionsumfang. Die Lizenzbedingungen sind zu berücksichtigen.
  • Automation Anywhere bietet ein flexibles Hosting-Modell: Ob in Ihrem Rechenzentrum, beim Hersteller oder einem Drittanbieter (Azure, AWS) – Entscheiden Sie, wo sich Datenbank und Applikationsserver befindet und wer diese betreibt.
  • Automation Anywhere setzt auf künstliche Intelligenz: Mit Hilfe des IQ Bots können Sie semi-strukturierte Daten wie E-Mails, Rechnungen und Bilder in Ihre Automatisierungsinitiative einbeziehen.
  • Automation Anywhere ist erprobt: Nach über 15 Jahren am Markt vertrauen mehr als 1.000 Enterprise Kunden der RPA Lösung des auf über 1.000 Mitarbeitern gewachsenen Unternehmens. Die wichtigsten Nutzerbranchen sind Banking & Finance, Manufacturing und Insurance.

Schwächen von Automation Anywhere

  • Automation Anyhwere besitzt kein Applikationsmodell: Ändern sich die Identifikatoren der Elemente Ihrer automatisierten Applikationen, dann müssen die Bots separat aktualisiert werden. Ein zentrales Applikationsmodell zur Verwendung in allen Bots steht nicht zur Verfügung. Das Konzept der Meta-Bots unterstützt diese Kapselung nur teilweise.
  • Automation Anywhere Lizenzkosten sind von mehreren Faktoren abhängig: Als Kunden müssen Sie sich über die Anzahl an Entwickler, Anzahl an Laufzeitumgebungen und Anzahl an Kontrollräume Gedanken machen. Allerdings haben Sie die Möglichkeit, Ihr Lizenzpaket individuell zu schnüren.

Fazit

Die RPA Lösung vom US-Hersteller Automation Anywhere sticht mit ihrem konsequenten Web-Ansatz hervor. Bots lassen sich vom Webbrowser aus entwickeln und überwachen. Der Funktionsumfang von Automation Anywhere ermöglicht eine zuverlässige Automatisierung von Geschäftsprozessen in den gängigen Applikationen. Auch semi-strukturierte Daten können mithilfe des IQ-Bots verarbeitet werden. Beim Hosting der Hardware besteht bzgl. Geographie und Betreiber maximale Flexibilität. Nach über 15 Jahren am Markt ist die Business Software ausgereift und kommt in über 1.000 Unternehmen zum Einsatz.

Eine Community Edition können Sie unter der Webseite nach Registrierung beziehen. Fallstudien, Systemdokumentation, Anleitungsvideos und Trainingsmaterial finden Sie ebenfalls auf der Herstellerwebseite.

 

Automation Anywhere ist eine eingetragene Marke von Automation Anywhere, Inc.
Analyse & Text: Tobias Smuda und Dr. Christopher Schulz

 

Informieren Sie sich auch über die weiteren Tools und Hersteller der RPA Tool Survey 2020

Methode – Vorgehen und Informationsquellen

Grundlage unserer Tool-Untersuchung bildet ein strukturierter Analysebogen. Auf Basis von 60 Fragen aus 11 verschiedenen Kategorien evaluierten wir im persönlichen Dialog mit dem Tool-Hersteller die Fähigkeiten und Eigenschaften seiner Robotic Process Automation Software. Zudem sichteten wir weiteres verfügbares Begleitmaterial wie Softwaredokumentation und Tutorial Videos. Neben generellen Werkzeug- und Betriebsaspekten wie Schnittstellen, Softwarearchitektur und Lizenzierung untersuchten wir spezifische Aufgaben und Bedarfe aus der Disziplin des Robotic Process Automation.

Sie stehen vor der Auswahl einer RPA Lösung? Wir unterstützen Sie effizient bei der Softwareauswahl.

Tobias Smuda

Tobias Smuda

Managing Partner

Tobias Smuda berät seit 2016 Kunden in der Automobil- und Maschinenbauindustrie.

Er studierte Maschinenbau und Management an der Technischen Universität in Wien und München. Seine Beratungsschwerpunkte liegen im Requirements Engineering, Enterprise Architecture Management und in Robotic Process Automation (RPA).

Er ist verheiratet und hat eine Tochter.

Beraterprofil Tobias Smuda

Dr. Christopher Schulz

Dr. Christopher Schulz

Managing Partner

Dr. Christopher Schulz berät seit 2007 Kunden in der Automobil- und Bankenbranche an der Schnittstelle zwischen Business und IT.

Er studierte Informatik am KIT in Karlsruhe und an der INSA de Lyon. Seine Consulting Schwerpunkte liegen im Enterprise Architecture Management sowie der Business Analyse.

Neben Kundenprojekten gibt Christopher seine Expertise mittels Fachartikeln, Vorträgen und Trainings weiter. Christopher bloggt leidenschaftlich gerne. Er ist verheiratet und hat zwei Kinder.

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