Die Softwareauswahl – 33 Top-Tipps für die Beschaffung neuer Business Systeme

von Business-IT-Alignment

Management Summary

  • In digitalen Zeiten durchdringt immer mehr Business Software die Geschäftsprozesse von Unternehmen. Für Fach- und IT-Abteilungen gehört das Einführen neuer Tools bzw. das Ersetzen bestehender Altsysteme daher zur Standardaufgabe.
  • Die Auswahl einer firmeninternen bzw. am Markt verfügbaren Software erfolgt im Einklang der Unternehmensstrategie im Allgemeinen und der IT-Strategie im Speziellen. Das neue Tool wirkt auf prozessualer, technischer und organisatorischer Ebene.
  • Praxistipps helfen, das Risiko einer Falschentscheidung zu reduzieren, den Auswahlprozess zu beschleunigen, Transparenz ins Vorgehen zu bringen sowie die optimale Business Software zu beschaffen.

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33 Praxistipps für die effiziente und entscheidungssichere Softwareauswahl

Kontinuierlich: Projektmanagement

Tipp #1: Softwareauswahl projekthaft realisieren

Setzen Sie für die Auswahl mittlere und große Softwareumfänge ein Projekt mit einem hauptverantwortlichen Leiter auf. Mit der Wahl eines bestimmten Tools bindet sich Ihr Unternehmen über viele Jahre an Technologie und Hersteller. Zudem verursachen Betrieb und Weiterentwicklung einen hohen wiederkehrenden Kostenblock. En passant auf Basis der Ausarbeitungen eines Praktikanten sollte die Entscheidung für ein Tool nicht getroffen werden.

Tipp #2: Nach einem Plan vorgehen

Betten Sie die Softwareauswahlaktivitäten in ein strukturiertes Vorgehen mit klaren Phasen und Ergebnissen ein und reduzieren Sie damit die Dauer. Starten Sie mit der Anforderungserhebung, anschließend folgt die Lösungsexploration, dann die Bewertung und schließlich die Entscheidung.

Tipp #3: Beteiligte & Rollen festlegen

Überlassen Sie bei der Entscheidungsfindung für eine Business Software nichts dem Zufall. Stellen Sie ein Entscheidungsgremium zusammen. Planen Sie die Zusammensetzung, Arbeitsabläufe und Kompetenzbereiche der verschiedenen Akteure. Fixieren Sie zudem, wer wann und zu welchen Fragestellungen in den Entscheidungsprozess eingebunden sein wird. Halten Sie den eingebundenen Teilnehmerkreis so klein wie möglich und kommunizieren Sie den Ablauf früh und verbindlich an die Kollegen.

Tipp #4: Umfang & Detailtiefe definieren

Klären Sie vor dem Auswahlprojekt den Scope des neuen Zielsystems. Welche Prozesse sollen unterstützt werden? Welche Nutzergruppen wird die Software entlasten? Worin besteht die Kernfunktion des zu beschaffenden Tools? Setzen Sie Schwerpunkte! Nicht jede Eigenschaft ist gleichwichtig.

Tipp #5: Die Aufwandstreiber kennen

Seien Sie sich den drei Aufwandstreibern einer Softwareauswahl bewusst: Stakeholder, Systemanforderungen und Suchraum. Je mehr Personen in die Tool-Beschaffung involviert sind, je mehr Anforderungen betrachtet werden müssen und je umfangreicher der Markt für verfügbaren Lösungen ausfällt, desto länger der Auswahlprozess. Unterscheiden Sie zwischen einfachen, mittleren, umfangreichen und intensiven Systemauswahlprojekten.

Tipp #6: Anwender vom Start weg einbeziehen

Die Auswahl und Einführung von Software bedeutet Wandel – auf prozessualer, technischer und speziell organisatorischer Ebene. Binden Sie daher die zukünftigen Anwender eines Business Tools von Tag 1 in die Softwareauswahl mit ein. Schlagen Sie damit zwei Fliegen mit einer Klappe. Erstens übergehen Sie keine essentielle Nutzeranforderung. Zweitens erhöhen Sie die Akzeptanz für die zukünftige Lösung.

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Phase 1: Anforderungserhebung

Tipp #7: Die Anforderungen zuerst erheben

Egal ob Sie sich später für ein Tool von der Stange oder eine hochkonfigurierte Lösung entscheiden – konzentrieren Sie sich im ersten Schritt auf die Anforderungen an die neue Software. Auf welches strategische Unternehmensziel zahlt das Tool ein? Welche fachlichen Anwendungsfälle muss die neue Software unbedingt unterstützen? Welche Funktionen und Datenobjekte sind Konsequenzen der IT-Strategie? Erst wenn das ‚Was‘ (die Anforderungen) feststeht, gehen Sie auf das ‚Wie‘ (die Softwarelösungen) ein.

Tipp #8: Versteckte Anforderungsquellen berücksichtigen

Identifizieren Sie zu Beginn der Softwareauswahl alle Anforderungsquellen und binden Sie diese in ihren Entscheidungsprozess ein. In der Regel sind dies die betroffenen und beteiligten Stakeholder, benachbarte, frühere oder konkurrierende IT-Systeme sowie fachliche und technische Unterlagen. Halten Sie fest, aus welcher Quelle eine Anforderung an das Tool stammt.

Tipp #9: Anforderung unmissverständlich definieren

Schaffen Sie vom Start weg ein einheitliches Verständnis was unter den Anforderungen an das neue Business Tool verstanden wird. Beispiel: Was interpretieren Sie die Anforderung ‚Softwareverfügbarkeit‘? ‚Antwortzeitverhalten‘, ‚Datendurchsatz‘, ‚Paketverzögerung‘, ‚Paketverlustrate‘? Oder doch eher ‚Ausfallsicherheit‘, ‚Webseite-Ladezeit‘ bzw. ’24/7 Betrieb‘? Kurzfristig kostet diese Definitionsphase Zeit, mittelfristig zahlt sie sich dreifach aus. Ernennen Sie zudem einen Verantwortlichen, der die Güte der Anforderungen kontinuierlich sicherstellt, Änderungen nachzieht und Abhängigkeiten kommuniziert. 

Tipp #10: Anforderungen einheitlich formulieren

Notieren Sie die Anforderungen an eine neue Software nach einem einheitlichen Format. Das kann beispielsweise die Form einer User Story nach Mike Cohn mit Rolle + Wunsch + Zweck sein. Die standardisierte Notation stellt eine konstante Anforderungsqualität sicher und vereinfacht die spätere Bewertung.

Tipp #11: Einen Anforderungskatalog nutzen

Die Auswahl einer Business Software wiederholt sich. Sparen Sie für zukünftige Engagements Zeit, indem Sie einen Anforderungskatalog zum Einsatz bringen. Dieser enthält typische Tool-Kriterien wie Mehrsprachigkeit, Verfügbarkeit, Rollen & Rechtemanagement oder Datenhaltung. Formulieren Sie aus fachlicher Sicht – dem ‚Was‘ und spezifizieren Sie nur technische Details – dem ‚Wie‘ – falls diese für Ihre IT erforderlich sind.

Tipp #12: K.O. Kriterien vereinbaren

Erhöhen Sie die Geschwindigkeit ihrer Softwareauswahl, indem Sie Top-Anforderungen an das neue Business Tool als K.O. Kriterium markieren. Falls ein Softwarekandidat ein K.O.-Kriterium nicht mit einer Mindestausprägung erfüllt, ist das ein Show-Stopper und die Lösung wird nicht weiter betrachtet. Erlangen Sie mit Ihren Auswahlteam Einigkeit darüber, was wirkliche K.O. Kriterien sind und erleichtern sie sich dadurch die Bewertungsarbeit.

Tipp #13: Den Software Lebenszyklus betrachten

Formulieren Sie Anforderungen an alle Lebensphasen der Business Software, also dem Einführen, dem Wachstum, der Stagnation und dem Niedergang. Betrachten Sie die Konfiguration und Anpassung, gleichermaßen wie den Betrieb, die Wartung und Weiterentwicklung wie das finale Abschalten. Die Realisierung von Quick Wins nach Software Go-Live ist nur die eine Seite der Medaille. Mindestens ebenso wichtig ist der langfristige Mehrwert für Ihre Organisation.

Tipp #14: Randbedingungen & Annahmen fixieren

Halten Sie alle technischen und organisatorischen Nebenbedingungen und Prämissen für die neue Software und ihren Einsatz explizit fest. Welche Restriktionen gelten für den Betrieb? Wo liegen die einmaligen und wiederkehrenden Budgetobergrenzen? Welche Technologie kommt für Ihr Unternehmen nicht in Frage? Berücksichtigen Sie das Gesamtumfeld des neuen Tools.

Tipp #15: Qualitätsanforderungen bestimmen

Decken Sie früh die Qualitätsanforderungen an die zu beschaffende Software auf. Wie steht es um die Verlässlichkeit und Sicherheit des neuen Systems? Was für Bedarfe bestehen bzgl. Wartbarkeit und Übertragbarkeit? Welche Rolle spielen Nutzbarkeit und Leistungseffizienz? Am besten Sie ziehen etablierte Standards wie den ISO/IEC 25000 Systems and software engineering hinzu.

Phase 2: Lösungsraumexploration

Tipp #16: Einen digitalen Request for Information (RfI) einsetzen

Beschleunigen Sie das Abklopfen der verfügbaren Tool-Landschaft mit Hilfe eines digitalen RfIs. Erstellen sie dazu einen webbasierten Fragenkatalog, der relevante Anforderungen nebst einer eindeutigen Bewertungsskala beinhaltet. Senden Sie einen personalisierten Link an die Softwarehersteller. Ein digitaler RfI schafft rasch Transparenz über den Lösungsmarkt. Zudem skaliert das Vorgehen.

Tipp #17: Mit bereits genutzten Softwarelösungen starten

Beginnen Sie eine Softwareauswahl stets im eigenen Unternehmen. Gerade in großen Organisationen sind bereits etliche Tools im Einsatz, es existieren Erfahrungswerte in Nutzung und Betrieb, Wartungs- und Softwarelizenzverträge sowie Partnerschaften zu den Herstellern und Entwicklern. Mit hoher Wahrscheinlichkeit passt eines der bereits laufenden technischen Lösungen zu 80 Prozent zu Ihren Anforderungen. Vergleichen Sie nur intern bzw. am Markt verfügbare Lösungen miteinander. Eine noch zu entwickelnde Individualsoftware trifft immer alle Anforderungen zu 100 Prozent und sollte separat mittels einer Aufwands- und Risikoabschätzung bewertet werden.

Tipp #18: Referenzgeber um Empfehlungen bitten

Erkundigen Sie sich bei Partnern, Kunden und Marktforschungsinstituten wie Gartner Inc. oder Forrester Research über das verfügbare Lösungsfeld. Am wertvollsten sind solche Quellen, die vor einer ähnlichen Softwareauswahl wie Sie standen und mit vergleichbaren Anforderungen den Herstellermarkt sondiert haben.

Tipp #19: Online Softwarekatalog zu Rate ziehen

Stützen Sie sich bei Ihren Recherchen auf Webdatenbanken. Softwarekataloge wie IT-Matchmaker, SoftGuide oder Capterra schlagen Ihnen für fachliche Anwendungsfelder geeignete Tool-Kandidaten nebst Referenzkunden vor. Zudem helfen die Services bei der Herstellung von Kontakten.

Tipp #20: Durch die Herstellerpräsentationen führen

Geben Sie das Drehbuch für die Workshops mit den Softwareherstellern vor. Welche Anwendungsfälle werden heute schon vom Tool wie gut erfüllt? Wie löst die Software tatsächlich Ihre Praxisprobleme? Wo gibt es konkrete Beispiele? Fahren Sie jeden Herstellertermin nach gleichem Muster entlang Ihrer Top-Anforderungen ab und machen Sie damit die Produkte vergleichbar. Lassen Sie die besten Produkte und Hersteller gegeneinander antreten und erreichen Sie damit Kostenvorteile bei Lizenzen, Wartung und Betrieb.

Tipp #21: Den Status Quo einbeziehen

Berücksichtigen Sie als eine Option in der Softwareauswahl immer die Ist-Lösung. In den seltensten Fällen handelt es sich im Geschäftskontext um komplett neue Tools. Fast immer existiert bereits ein Vorgängersystem, selbst wenn dies nur eine aufgebohrte Excel-Datei ist. Am Status Quo festzuhalten – also nichts zu ändern – ist auch eine Entscheidungsoption deren Konsequenzen sehr gut bekannt sind.

Phase 3: Lösungsbewertung

Tipp #22: Kriteriengewichte sparsam einsetzen

Gewichten Sie Auswahlkriterien nur, falls Sie sonst zu keinem Favoriten kommen. Weshalb? Neben der Aufstellung und Bewertung der Anforderungen, müssen Sie sich mit den Stakeholdern zusätzlich auf die richtige Gewichtung einigen. Je mehr Personen die Softwareauswahl begleiten, desto langwieriger das Aushandeln der Gewichte.

Tipp #23: Nutzen & Kosten gegenüberstellen

Stellen Sie immer den Nutzen bzw. die Kosten der einzelnen Softwarelösungen gegenüber. Beschleunigen Sie den Abgleich, indem Sie die Kriterien mittels einer 5-stufigen Skala bewerten. Wie aus der Online Welt üblich steht ein Punkt für ’nicht erfüllt‘ und fünf Punkt für ‚vollständig erfüllt‘.

Tipp #24: Bei den Herstellerpräsentationen objektiv bleiben

Lassen Sie sich von den Vertriebsshows der Softwarehersteller nicht blenden. Das Verkaufspersonal praktiziert ein Handwerk: den Vertrieb. Welche Softwarefunktionen und -eigenschaften stehen heute schon bereit und nicht erst in 6 Monaten? Wann wurde die erste Version des Tools veröffentlicht? Was konnte diese? Erkunden Sie die technischen Wurzeln der Software und die Kernkompetenzen des Herstellers.

Tipp #25: Die Software am Beispiel zeigen lassen

Prüfen Sie die von den Softwareherstellern demonstrierten Lösungen anhand konkreter fachlicher Beispiele auf Herz und Nieren. Lassen Sie sich dazu Ihre spezifizierten Anwendungsszenarien von den Anbietern vorführen. Erleben Sie und Ihre Fachkollegen in direkter Interaktion, was die Software alles leistet und mit welcher Güte verschiedene Systemfunktionen bereitgestellt werden. Erfragen Sie, was heute bereits funktioniert und hinterfragen Sie Angaben, die der Hersteller mit Begriffen wie ’sollte‘, ‚könnte‘ und ‚wird‘ anführt.

Tipp #26: Die Situation des Herstellers berücksichtigen

Beziehen Sie den Softwarehersteller bei Ihrer Entscheidung mit ein. Dieser ist Teil der angebotenen Lösung. Ob Updates, Upgrades, Trainings, Support-Anfragen oder andere nachgelagerte Dienstleistungen – Nach Erteilung des Zuschlags sitzen Sie und der Hersteller fortan gemeinsam im Boot.

Tipp #27: Das Änderungsprojekt einkalkulieren

Softwarelizenzen, Wartung und Weiterentwicklung eines Tools sind das Eine, seine Installation, Anpassung und Einführung das Andere. Betrachten Sie immer die Änderungsmaßnahmen, die in Ihrem Unternehmen für die neue Software anstehen. Kalkulieren Sie den Application Business Case für die notwendigen Projekte. Schätzen Sie zudem die Risiken ein, die mit den Anpassungen auf organisatorischer, prozessualer und technischer Ebene einhergehen.

Tipp #28: Einen Softwarepiloten einsetzen

Konzeptionsarbeit auf PowerPoint & Co. ist gut, ein praktischer Proof-of-Concept ist besser. Senken Sie das Risiko einer Fehlentscheidung, indem Sie das neue Business Tool einem Probelauf unterziehen. Nutzen Sie einen Softwarepiloten. Weisen Sie Machbarkeit, Attraktivität, Wirtschaftlichkeit und Anpassbarkeit im konkreten Alltagsgeschäft strukturiert nach. Das Eine sind die Versprechungen der Hersteller, das Andere die kurzfristig realisierten positiven Wirkungen des Tools. Stürzt der Pilot im kleinen Kreis buchstäblich ab, dann fällt Ihr Schaden gering, der Erkenntnisgewinn sehr hoch aus.

Phase 4: Entscheidung

Tipp #29: Nach einem vereinbarten Entscheidungsprozess auswählen

Definieren Sie vor der Softwareauswahl den Entscheidungsprozess. Wer beschließt die Tool Shortlist? Wird konjunktiv oder disjunktiv entschieden? Welches Gremium verfügt über ein Veto-Recht? Halten Sie im Vorfeld offiziell fest, wer eine Softwarebeschaffung beeinflusst, entscheidet bzw. mit einem Veto in Frage stellen darf. Eliminieren Sie mit klaren Kommunikations- und Entscheidungswegen alle nervenaufreibenden Zeitfresser.

Tipp #30: Die Auswahl mehrstufig gestalten

Gehen Sie bei einer Softwareauswahl in Iterationen vor und entscheiden Sie nach einem 2-wöchigen Sourcing Sprint, wie Sie weiter verfahren wollen. Bereits ein Kauf oder doch erst das Pilotprojekt? Verkürzung der Longlist auf eine Shortlist? Vielleicht eine erneute Runde mit den Herstellern? Nutzen Sie die neu gewonnen Erkenntnisse in der nächsten Auswahlphase und detaillieren Sie die Anforderungen bzw. erweitern Sie den Betrachtungskontext

Tipp #31: Wahrnehmungsverzerrungen beachten

Entscheidungen für neue Business Software sind Entweder-Oder-Entscheidungen. Sie legen sich fest, ein nachträgliches Umschwänken auf eine Alternative ist  kostspielig. Erliegen Sie bei Ihrem Entschluss nicht den kognitiven Stolperfallen. Berücksichtigen Sie Wahrnehmungsverzerrungen wie den Tendenz-zur-Mitte-EffektHeiligenschein-EffektTäusch-Effekt oder Versunkene Kosten-Effekt. Steuern Sie bewusst gegen.

Tipp #32: Eine Entscheidungsfrist setzen

Begrenzen Sie die für die Softwareauswahl verfügbare Zeit. Rechnen dazu rückwärts vom Einsatztermin. Ab wann soll die Business Software wo produktiv arbeiten? Bis zu welcher Woche müssen Konfigurations- und Anpassungsarbeiten fertig sein und der Roll-out beginnen? Wann muss eine Tool-Entscheidung her? Fixieren Sie einen Termin – das Compelling Event – zu dem der Beschluss gefasst sein muss und vermeiden Sie so eine Paralyse durch Analyse.

Tipp #33: Einen neutralen Unterstützer einbeziehen

Lassen Sie sich für die Auswahl neuer Software von kompetenten Experten unter die Arme greifen. Externe Kräfte strukturieren das Vorgehen, warten mit hilfreichen Modellen & Methoden auf, bringen langjährige Erfahrungen ein und lassen Sie von einem Netzwerk zu Herstellern und Referenzkunden profitieren. Zudem geben sie eine Empfehlung ab – neutral und sachorientiert. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Fazit

Seit über 20 Jahren begleiten wir Kunden bei der Beschaffung von Standard-, Open Source und Individual-Software. Eckpfeiler unserer Unterstützungsleistung sind

  • ein erprobte, Vorlagen-basierter und transparenter Auswahlprozess,
  • ein Anforderungskatalog mit über 120 wiederkehrenden Softwaremerkmalen und
  • ein breiter Erfahrungs- und Kenntnisstand über gängige B2B IT-Systeme.

Wir hoffen unsere 33 Hinweise helfen Ihnen auf dem Weg zu optimalen Softwareauswahl.

Leseempfehlungen

  • Burghardi, U.: Die zehn wichtigsten Tipps zur Softwareauswahl, it-daily.net, 2017 (letzter Abruf: 31.10.2019)
  • Schulz, C.: Softwareauswahl in digitalen Zeiten – Schnell, fokussiert und investiontionssicher, OBJEKTspektrum (06), 2018

Sie haben Fragen zur Softwareauswahl? Kontaktieren Sie uns!

Dr. Christopher Schulz

Dr. Christopher Schulz

Managing Partner

Dr. Christopher Schulz berät seit 2007 Kunden in der Automobil- und Bankenbranche an der Schnittstelle zwischen Business und IT.

Er studierte Informatik am KIT in Karlsruhe und an der INSA de Lyon. Seine Consulting Schwerpunkte liegen im Enterprise Architecture Management sowie der Business Analyse.

Neben Kundenprojekten gibt Christopher seine Expertise mittels Fachartikeln, Vorträgen und Trainings weiter. Christopher bloggt leidenschaftlich gerne. Er ist verheiratet und hat zwei Kinder.

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