Die IT-Strategie – erstellen, beschließen und erfolgreich verankern

von Business-IT-Alignment

Management Summary

  • Eine IT-Strategie ist ein längerfristiges, breit gefächertes und planvolles Vorgehen zum Erreichen von IT-Zielen. Sie betrifft das gesamte Unternehmen oder Teile davon.
  • Die Gründe für die Erstellung bzw. Aktualisierung einer IT-Strategie sind mannigfaltig und liegen sowohl bei den Fach- als auch den IT-Bereichen.
  • Eine IT-Strategie hilft die Fachseite zu befähigen, Risiken zu reduzieren sowie Effizienzen zu heben. Sie umfasst technische, prozessuale und organisatorische Bereiche.
  • IT-Strategieentwicklung ist ein kontinuierlicher Prozess, der sich entlang von fünf Phasen erstreckt.

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Was ist eine IT-Strategie bzw. IT-Teilstrategie?

Was ist eine IT-Strategie? Und wie wird diese erfolgreich und agil umgesetzt? Starten wir mit dem grundlegenden Begriff ‚Strategie‘. Gemäß dem Business Motivation Model der Object Modeling Group ist eine Strategie ein „…längerfristiges, breit gefächertes und planvolles Vorgehen zum Erreichen der Unternehmensziele.“.

In Folge ist eine Strategie für die Informationstechnik (IT) das „längerfristige, breit gefächerte und planvolle Vorgehen zum Erreichen von IT-Zielen.“. Denken Sie bei einer IT-Strategie an einen langfristigen Entwicklungsplan für Ihre IT inklusive deren Nutzung und Bereitstellung. Mit diesem Plan möchten Sie und Ihre IT-Management-Kollegen die aus der Unternehmensstrategie abgeleiteten IT-Ziele mittel- bis langfristig erreichen.

Eine IT-Strategie kann, muss aber nicht, für das gesamte Unternehmen ausgearbeitet und anschließend herangezogen werden. So können Sie alternativ eine IT-Teilstrategie für…

  • einen geographischen Bereich (z.B. EMEA, Standort Frankfurt am Main)
  • eine bestimmte Geschäftsfunktion (z.B. Einkauf, Endkundenprodukte)
  • einen oder mehrere IT-Schwerpunkte (z.B. IT-Systemlandschaft, Vorgehensmodell in der Softwareentwicklung)
  • eine spezifische rechtliche Einheit (z.B. Firmentochter, Dachholding)

aufsetzen bzw. aktualisieren. Typische IT-Teilstrategien sind:

  • Die Infrastrukturstrategie definiert, wie fachlich angemessene Hardwarekomponenten, IT Netzwerkinfrastruktur sowie Betriebssysteme effizient bereitgestellt werden.
  • Die Sourcingstrategie legt fest, welche IT Services und Projektleistungen durch die eigene IT realisiert und welche an externe Dienstleister vergeben werden.
  • Die IT-Systemstrategie fokussiert auf die Bereitstellung einer fachlich und technisch optimalen IT-Systemlandschaft.
  • Die Innovationsstrategie betrachtet neue Technologien, IT Trends sowie Innovationen hinsichtlich besserer Unterstützung der Geschäftsprozesse sowie Erschließung neuer Geschäftsfelder.
  • Die Investitionsstrategie beinhaltet Vorgaben für die zukünftigen Investmententscheidungen mit dem Ziel des kostenoptimierten Einsatzes von IT.
IT-Strategie

Scope und Schwerpunktthemen einer IT-Strategie festlegen – mit dem IT-Strategiehaus (Quelle: Eigene Darstellung)

Was führt zur Entwicklung und Anpassung der IT-Strategie?

Die Auslöser für die Neuformulierung oder Adjustierung einer IT-Strategie sind sowohl im Business als auch in der IT selbst angesiedelt. Typische Geschäftstreiber für die IT-Strategiearbeit sind

  • Vorgaben aus einer (aktualisierten) Geschäftsstrategie,
  • Fusionen, Akquisitionen, Abspaltungen und Neustrukturierungen,
  • Bedarfe von Kunden- & Partnernutzern bzw. deren Unzufriedenheit oder
  • rechtliche Anforderungen.

Dem gegenüber stehen Gründe aus dem Umfeld der IT, beispielsweise

  • Wechsel in der Führungsspitze,
  • Voraussetzungen und Vermerke im Rahmen von IT-Prüfungen,
  • Technische Aus- & Schadensfälle bzw. Unregelmäßigkeiten oder
  • Erfüllung Kosten- und Budgetvorgaben.

Einmal aufgesetzt, kommuniziert und verfolgt, stiftet eine IT-Strategie in vielerlei Hinsicht einen Mehrwert. Als Fixpunkt für die Organisation adressiert das Steuerungsartefakt mehrere Nutzenfelder:

Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule (RWTH) Aachen : IT-Strategien entwickeln und umsetzen (3min)

Worin besteht der Nutzen einer IT-Strategie?

Einmal aufgesetzt, kommuniziert und verfolgt, stiftet eine IT-Strategie in vielerlei Hinsicht einen Mehrwert. Als Fixpunkt für die Organisation, ihre Kunden und Partner adressiert das Steuerungsartefakt mehrere Nutzenfelder:

Enabling

Ermöglichung neuer Business Modelle, Geschäftsfelder und Unternehmensstrategien.

Nutzerorientierung

Steigerung Stabilität, Verfügbarkeit und Nutzbarkeit in den Prozessen

Management

Erhöhung der Transparenz, Stabilität und Steuerbarkeit der IT

Effizienz

Reduktion von IT-Kosten bzw. Anhebung der IT-Produktivität

Z

Risikoreduktion

Sicherstellung von Compliance und Erhöhung Investitionssicherheit

Was beinhaltet eine IT-Strategie?

Was liegt nun im Scope einer IT-Strategie? Dies hängt von Ihrer Unternehmensstrategie und den abgeleiteten IT-Zielen ab. Folgende Schwerpunktthemen werden von einer IT-Strategie adressiert:

Bestimmen Sie auf Basis der bestehenden IT-Strategie sowie der internen und externen Analyse, welche organisatorischen, prozessualen und technischen Schwerpunktthemen bei Ihnen in einem Strategieprojekt im Fokus liegen. Gerne können Sie dazu unser in der Abbildung illustrierte IT-Strategiehaus heranziehen. Ein schrittweises Vorgehen – also die Entwicklung bzw. Aktualisierung der IT-Strategie in zeitlich und inhaltlich verschiedenen Teilen – ist ebenfalls möglich.

Wie wird eine wirksamen IT-Strategie entwickelt?

Wie läuft ein IT-Strategieprojekt konkret ab? Betrachten Sie unser in der Abbildung dargestellte IT-Strategievorgehensmodell.

IT-Strategie

Die 5 Phasen der Entwicklung einer IT-Strategie (Quelle: Eigene Darstellung)

Phase 1: IT-Strategieprojekt initiieren

Beginnen Sie das IT-Strategieprojekt mit der Initiierungsphase. Hilfreich sind folgende Fragen:

  • Worin besteht die Unternehmensstrategie?
  • Was besagt die aktuelle IT-Strategie?
  • Wer sind die Stakeholder, also Einflussnehmer und Betroffene, der IT-Strategie?
  • Welche Vision verfolgt der IT-Bereich? Worin besteht die Mission?
  • Welche Schwerpunktthemen liegen im Scope einer IT-Strategie?

Die Erstellung der IT-Strategie obliegt der IT-Leitung. In vielen Organisationen ist dies der CIO (Chief Information Officer), alternativ auch der CDIO (Chief Digital Information Officer) bzw. der CDO (Chief Digital Officer). Die Ausarbeitung erfolgt in enger Abstimmung mit Schlüsselvertretern der Fachbereiche. Wiederum obliegt es der IT-Organisation die formulierte IT-Strategie in die Tat umzusetzen.

Phase 2: IT-Schwerpunkte analysieren

Gehen Sie anschließend über zu einer Standortbestimmung für den gewählten Scope. Betrachten Sie sowohl Ihre interne IT als auch das externe Umfeld. Erneut einige Leitfragen:

  • Wie ist die Ist-IT, ihre Bereitstellung und Betrieb aufgestellt?
  • Worin bestehen neue oder geänderte fachliche, technische und kaufmännische Bedarfe?
  • Welchen rechtlichen, fachlichen und technischen Trends muss sich die IT stellen?
  • Auf welche technischen und organisatorischen Innovationen sollte die IT aufgreifen?
  • Wie realisieren nahe und ferne Marktbegleiter ihre IT um?

Nutzen Sie Strategietechniken wie das PESTEL Framework, das Value Proposition Canvas oder die Story Map und erheben Sie die Ist-Situation sowie die für Ihre IT relevanten Marktentwicklungen. Sichern Sie die Fakten zudem mit Daten aus Befragungen und Erfahrungsberichten externer Benchmark-Lieferanten ab.

Planen Sie nach der Analysephase explizit einen Checkpunkt ein. Stellen Sie zu diesem den initial gewählten IT-Scope auf den Prüfstand. Sollten sich neue Erkenntnisse aus der Analyse ergeben haben, adjustieren Sie Ihren Betrachtungsgegenstand.

Phase 3: IT-Strategie konzipieren

Im dritten Schritt steht der Soll-Stand im Zentrum. Auf Basis der Analyseergebnisse definieren und entschieden Sie über die IT-Ziele und Handlungsfelder. Diese Fragen helfen Ihnen:

  • Verfolgt das Unternehmen eine Individual- oder Standardsoftwarestrategie?
  • Erfolgt die IT-Wertschöpfung hauptsächlich intern oder extern?
  • Genießt eine kostengünstige oder eine hoch verfügbare IT den Vorrang?
  • Wird auf eine günstige und gering qualifizierte oder teure hoch und qualifizierte IT-Belegschaft gesetzt?
  • Liegt das IT-Budget zentralisiert bei der IT-Abteilung oder haben die einzelnen Geschäftseinheiten ebenfalls ein IT-Budget?

Bringen Sie bekannte Strategiemethoden wie die SWOT Analyse, den Business Case sowie die Nutzwertanalyse zur Abwägung der IT-Ziele zum Einsatz. Leiten Sie zudem eine einstellige Anzahl von Handlungsfeldern ab.

Formulieren Sie die gewählten IT-Ziele als offene, spezifische, messbare und terminierte Fragen, beispielsweise „Wie kann unsere IT die Softwarelizenzkosten bis Ende des nächsten Geschäftsjahres um mindestens 20 Prozent senken?“ oder „Wie können wir die alte IT Mainframe Kernanwendung mittels einer neuen Software so modernisieren, das Wartung und Weiterentwicklungen zu industrieüblichen Projektkosten und -laufzeiten möglich werden?“. Nehmen Sie sich zudem Querschnittsthemen wie Sicherheit, Innovation und Finanzierung an.

Phase 4: IT-Roadmap planen

Stehen die IT-Ziele, geht es an die Umsetzungsplanung, der Beschreibung des Wegs zum Ziel. Bedienen Sie sich in dieser finalen Definitionsphase folgender Fragen:

  • Welche konkrete Maßnahmen sollten den Handlungsfeldern zugeordnet werden?
  • Welche neuen Projekte müssen aufgesetzt bzw. welche bestehenden Vorhaben angepasst werden?
  • Wie lässt sich die IT-Strategie kommunizieren und vermarkten?
  • Welche Gestalt würde eine Roadmap besitzen? Was wären die wichtigsten Meilensteine?

Dokumentieren Sie sowohl IT-Strategie als auch Umsetzung. Verzetteln Sie sich jedoch nicht in den Details. Es geht um die großen Linien, das Gesamtspielfeld Ihrer IT.

“Culture eats strategy for breakfast.” erklärte schon der US-Amerikanische Ökonom Peter Ferdinand Drucker. Überlegen Sie genau, auf welche Weise Sie die noch junge IT-Strategie mit dem Business abstimmen und in Ihren IT-Bereichen verankern. Zum Einsatz kommen Strategieinstrumente wie eine auf die IT abgestimmte Balanced Scorecard oder die Zielmethode Objectives and Key Results (OKR).

Phase 5: IT-Strategie umsetzen

Nach dem die Strategie steht, geht es in der finalen Phase in die operative Realisierung. Exekutieren sie die Projekte bzw. Projektprogramme und lassen Sie die IT-Strategie zur Wahrheit werden. Nützliche Etablierungsmethoden sind zum Beispiel die Strategy Map, die North Star Metric oder das Benefits Depedency Framework.

Kontrollieren Sie die Zielerreichung, beispielsweise auf Basis der aufgesetzten Balanced Scorecard. Leiten Sie in festen zeitlichen Intervallen den nächsten Strategiedurchlauf ein.

Kontinuierlich: Projektmanagement

Die Erstellung einer IT-Strategie vollzieht sich als Projekt. Dabei ist die zeitliche Gewichtung zwischen Analyse-, Konzeptions- und Planungsphase aufgrund Ihrer Ausgangslage, den IT-Schwerpunkten sowie den IT-Zielen unterschiedlich.

Starten Sie zügig mit der Projektinitiierung in Ihr IT-Strategieprojekt. Eine Initiative, die mehrere Wochen in der Startphase feststeckt, wirkt wenig Glaubhaft und versprüht eine geringe Aufbruchsstimmung.

Je nach gewähltem Scope, der Größe Ihres Unternehmens, der Branche und einbezogenen Geschäftsfelder, dem geographischen Bereich, sowie fachlichen und technischen Besonderheiten dauert die Strategieentwicklung wenige Wochen bis mehrere Monate. Rechnen Sie mit mindestens mit vier Wochen intensiver Arbeit am IT-Strategiedokument. Zurren Sie direkt zu Projektbeginn die Rahmenbedingungen an Vorgehen und Ergebnisse fest. Kommunizieren Sie kontinuierlich mit allen wichtigen Stakeholder-Gruppen.

Was sind Beispiele für eine IT-Strategie?

IT-Strategie der Bundesverwaltung

Der Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik publizierte Anfang 2017 die IT-Strategie der Bundesverwaltung. Das 33-seitige Dokument ist frei im Internet verfügbar.

Ausgehend vom Hauptziel ‚Leistungsfähige und bedarfsgerechte Unterstützung der Verwaltungsaufgaben des Bundes‘ führt das Papier zehn strategischen Zielen an:

  • Effektivität und Qualität
  • Digitale Verwaltung
  • Zukunftsfähigkeit und Offenheit für Innovationen
  • Informationssicherheit und Datenschutz
  • Attraktivität als Arbeitgeber
  • Wirtschaftlichkeit und Kosteneffizienz
  • Inklusion und Barrierefreiheit
  • Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit
  • Kooperationen sowie
  • Kontrollfähigkeit und Steuerbarkeit
IT-Strategie

Umsetzung der IT-Strategie innerhalb der IT-Steuerung Bund (Quelle: Der Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik, 01/2017)

Diese werden von Maßnahmen – laufenden und geplante Projekte – aus sechs verschiedenen Handlungsfeldern adressiert.

  • Konsolidierung, Standardisierung und Nachfragebündelung
  • Digitalisierung
  • Förderung von Innovationen
  • Umsetzung der Informationssicherheit und des Datenschutzes
  • Entwicklung von IT-Personal
  • Ausbau der IT-Steuerung des Bundes

Die IT-Strategie gilt ressortübergreifend in einem Zeitraum 2017 bis spätestens 2021. Sie definiert die IT-Entwicklungsschwerpunkte und priorisiert aktuelle und zukünftige IT-Maßnahmen. Die Abbildung illustriert Bestandteile und beteiligte Organisationen.

Duke University: IT Strategy (10min)

Fazit

Im Management von Informationstechnik gehört sie zur Königsdisziplin: die IT-Strategie. Starten Sie Ihre Strategiearbeit mit einer klaren IT-Vision, abgestimmten Geschäftszielen und einem festgelegten Scope. Nutzen Sie Techniken für die interne & externe Analyse, entwickeln Sie Optionen und fällen Sie Entscheidungen. Kommunizieren Sie das fertige Papier breit und wiederkehrend in der Organisation. Setzen Sie die IT-Strategie um und unterziehen Sie ihr in einem festen Rhythmus ein Update. Agil, transparent und entlang der Geschäftsbereiche. Keine Angst vor der IT-Strategiearbeit!

Leseempfehlungen

  • Der Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik: IT-Strategie der Bundesverwaltung: 2017 – 2021, 2017
  • Corenz, W., & Lauritzen, S.: Erstellung der IT-Strategie: Planungshilfe für CxOs, BearingPoint. Management & Technology Consultants, 2012
  • Keller, W.: Was ist EAM + IT-Strategien: Vorlesung IT-Unternehmensarchitektur, Hasso Plattner Institut, 2012
  • Object Management Group: Business Motivation Model Version 1.3, letzter Abruf: 30.12.2019
  • Schulz, C.: Consulting Strategiekoffer: Praxistools für die erfolgreiche Unternehmensstrategie, Amazon Books on Demand, 2019
  • Tiemeyer, E.: Handbuch IT-Management: Konzepte, Methoden, Lösungen und Arbeitshilfen für die Praxis, Carl Hanser Verlag, 2017
  • Tschanett, H.: Leitfaden zur Einführung von IT-Strategie und IT-Governance in KMUs, FHS St. Gallen, 2017

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Dr. Christopher Schulz

Dr. Christopher Schulz

Managing Partner

Dr. Christopher Schulz berät seit 2007 Kunden in der Automobil- und Bankenbranche an der Schnittstelle zwischen Business und IT.

Er studierte Informatik am KIT in Karlsruhe und an der INSA de Lyon. Seine Consulting Schwerpunkte liegen im Enterprise Architecture Management sowie der Business Analyse.

Neben Kundenprojekten gibt Christopher seine Expertise mittels Fachartikeln, Vorträgen und Trainings weiter. Christopher bloggt leidenschaftlich gerne. Er ist verheiratet und hat zwei Kinder.

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