Die IT-Strategie – erstellen, beschließen und erfolgreich verankern

Management Summary

  • Eine IT-Strategie ist ein längerfristiges, breit gefächertes und planvolles Vorgehen zum Erreichen von IT-Zielen. Sie betrifft das gesamte Unternehmen oder Teile davon.
  • Die Gründe für die Erstellung bzw. Aktualisierung einer IT-Strategie sind mannigfaltig und liegen sowohl bei den Fach- als auch den IT-Bereichen.
  • Eine IT-Strategie hilft die Fachseite zu befähigen, Risiken zu reduzieren sowie Effizienzen zu heben. Sie umfasst technische, prozessuale und organisatorische Elemente.
  • IT-Strategieentwicklung ist ein kontinuierlicher Prozess, der sich entlang von fünf Phasen erstreckt.
  • Da IT heute für Unternehmen Innovationstreiber, Wachstumsmaschine und Wettbewerbsvorteil zugleich darstellt, wird auch die IT-Strategie wichtiger.

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Was ist eine IT-Strategie?

Was ist eine IT-Strategie? Und wie wird diese erfolgreich und agil umgesetzt?

Starten wir mit dem Begriff ‚Strategie‘. Gemäß dem Business Motivation Model der Object Modeling Group ist eine Strategie ein „…längerfristiges, breit gefächertes und planvolles Vorgehen zum Erreichen der Unternehmensziele.“. In Folge ist eine Strategie für die Informationstechnik (IT) das „längerfristige, breit gefächerte und planvolle Vorgehen zum Erreichen von IT-Zielen.“.

Denken Sie bei einer IT-Strategie an einen langfristigen Entwicklungsplan (‚Wie‘ und ‚Was‘) für Ihre IT inklusive deren Nutzung und Bereitstellung. Mit diesem Plan möchten Sie und Ihre IT-Management-Kollegen die aus der Unternehmensstrategie abgeleiteten IT-Ziele mittel- bis langfristig (‚Wohin‘ und ‚Weshalb‘) erreichen.

Eine IT-Strategie kann, muss aber nicht, für das gesamte Unternehmen ausgearbeitet und anschließend herangezogen werden. So können Sie alternativ eine IT-Teilstrategie für…

  • einen geographischen Bereich (z.B. EMEA, Standort Frankfurt am Main)
  • eine bestimmte Geschäftsfunktion (z.B. Einkauf, Endkundenprodukte)
  • einen oder mehrere IT-Schwerpunkte (z.B. IT-Systemlandschaft, Vorgehensmodell in der Softwareentwicklung)
  • eine spezifische rechtliche Einheit (z.B. Firmentochter, Dachholding)

aufsetzen bzw. aktualisieren. Typische IT-Teilstrategien sind:

  • Die Infrastrukturstrategie definiert, wie fachlich angemessene Hardwarekomponenten, IT Netzwerkinfrastruktur sowie Betriebssysteme effizient bereitgestellt werden.
  • Die Sourcingstrategie legt fest, welche IT Services und Projektleistungen durch die eigene IT realisiert und welche an externe Dienstleister vergeben werden.
  • Die IT-Systemstrategie fokussiert auf die Bereitstellung einer fachlich und technisch optimalen IT-Systemlandschaft.
  • Die Innovationsstrategie betrachtet neue Technologien, IT Trends sowie Innovationen hinsichtlich besserer Unterstützung der Geschäftsprozesse sowie Erschließung neuer Geschäftsfelder.
  • Die Investitionsstrategie beinhaltet Vorgaben für die zukünftigen Investmententscheidungen mit dem Ziel des kostenoptimierten Einsatzes von IT.

„Eine erfolgreiche IT-Strategie fußt auf dem genauen Verständnis um die Business Strategie, der Fachprozesse sowie der Unternehmenskultur.“

Dr. Christopher Schulz

IT-Strategie

IT-Strategiehaus: Scope und Schwerpunktthemen einer IT-Strategie (Quelle: Eigene Darstellung)

Was führt zur Entwicklung und Anpassung der IT-Strategie?

Die Auslöser für die Neuformulierung oder Adjustierung einer IT-Strategie sind sowohl im Business als auch in der IT selbst angesiedelt. Typische Geschäftstreiber für die IT-Strategiearbeit sind…

  • Vorgaben aus einer (aktualisierten) Geschäftsstrategie,
  • Fusionen, Akquisitionen, Abspaltungen und Neustrukturierungen,
  • starkes Wachstum eines Unternehmens,
  • Bedarfe von Kunden- & Partnernutzern bzw. deren Unzufriedenheit oder
  • rechtliche Anforderungen.

Dem gegenüber stehen Gründe aus dem Umfeld der IT, beispielsweise…

  • Wechsel in der Führungsspitze,
  • Voraussetzungen und Vermerke im Rahmen von IT-Prüfungen,
  • Technische Aus- & Schadensfälle bzw. Unregelmäßigkeiten,
  • Nutzung neuer technologischer Möglichkeiten oder
  • Erfüllung Kosten- und Budgetvorgaben.

Einmal aufgesetzt, kommuniziert und verfolgt, stiftet eine IT-Strategie in vielerlei Hinsicht einen Mehrwert. Als Fixpunkt für die Organisation adressiert das Steuerungsartefakt mehrere Nutzenfelder:

„Viel wichtiger als das Strategiedokument ist der Strategieprozess. Sprechen – Zuhören – Notieren – Wiederholen sind wesentliche Aktivitäten in der Analysephase.“

Dr. Christopher Schulz

Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule (RWTH) Aachen : IT-Strategien entwickeln und umsetzen (3min)

Worin besteht der Nutzen einer IT-Strategie?

Einmal aufgesetzt, kommuniziert und verfolgt, stiftet eine IT-Strategie in vielerlei Hinsicht einen Mehrwert. Hauptzielgruppen des Papiers sind insbesondere:

  • Unternehmensleitung (Geschäftsführung, Vorstand und Aufsichtsrat): Verknüpfung Geschäfts- mit IT-Zielen
  • Fachbereichsleiter: Mittel- bis langfristige IT-Unterstützung der Geschäftsprozesse
  • IT-Leiter (CIO): Weiterentwicklung und Steuerung der IT

Als Fixpunkt für die Organisation, ihre Kunden und Partner adressiert die IT-Strategie mehrere Nutzenfelder:

Enabling

Ermöglichung neuer Business Modelle, Geschäftsfelder und Unternehmensstrategien

Nutzerorientierung

Steigerung Stabilität, Verfügbarkeit und Nutzbarkeit in den Prozessen

Management

Verbesserung der Transparenz, Kommunikation und Steuerbarkeit der IT

Effizienz

Reduktion von IT-Kosten bzw. Anhebung der IT-Produktivität

Z

Risikoreduktion

Sicherstellung von Compliance und Erhöhung Investitionssicherheit

Was beinhaltet eine IT-Strategie?

Was liegt nun im Scope einer IT-Strategie? Dies hängt von Ihrer Unternehmensstrategie und den abgeleiteten IT-Zielen ab. Folgende Schwerpunktthemen werden von einer IT-Strategie adressiert. Diese können von Ihrem Unternehmen erbracht oder am Markt eingekauft werden.

Bestimmen Sie auf Basis der bestehenden IT-Strategie sowie der internen und externen Analyse, welche organisatorischen, prozessualen und technischen Schwerpunktthemen bei Ihnen in einem Strategieprojekt im Fokus liegen. Unterscheiden Sie zwischen Ist-, Ziel- und Plan-Zustand.

Gerne können Sie dazu unser in der Abbildung illustrierte IT-Strategiehaus heranziehen. Ein schrittweises Vorgehen – also die Entwicklung bzw. Aktualisierung der IT-Strategie in zeitlich und inhaltlich verschiedenen Teilen – ist ebenfalls möglich.

„Today, all business are technology companies powered by people; it is simply a question of degree.
Failure to understand this and to harness technology to a company’s advantage will result in one’s company being a follower in an industry opposed to a shaper of it.“

– Robert Willet, ehemaliger CEO von Best Buy International

Wie wird eine wirksamen IT-Strategie entwickelt?

Wie läuft ein IT-Strategieprojekt konkret ab? Betrachten Sie unser in der Abbildung dargestellte IT-Strategievorgehensmodell.

IT-Strategie

Die 5 Phasen der Entwicklung einer IT-Strategie (Quelle: Eigene Darstellung)

Phase 1: IT-Strategieprojekt initiieren

Beginnen Sie das IT-Strategieprojekt mit der Initiierungsphase. Hilfreich sind folgende Fragen:

  • Worin besteht die Unternehmensstrategie?
  • Was besagt die aktuelle IT-Strategie?
  • Wer sind die Stakeholder, also Einflussnehmer und Betroffene, der IT-Strategie?
  • Welche Vision verfolgt der IT-Bereich? Worin besteht die Mission?
  • Welche Schwerpunktthemen liegen im Scope einer IT-Strategie?

Nutzen Sie ‚Was‘-Fragen bei Diskussionen mit den Fachvertretern. Was will das Business erreichen? Was ist Erfolg? Was plant es für die kommenden 12-24 Monate? Holen Sie sich bei der Gelegenheit die Unterstützung (neudeutsch: Buy-In) für Ihr IT-Strategieprojekt ab.

Die Erstellung der IT-Strategie obliegt der IT-Leitung. In vielen Organisationen ist dies der CIO (Chief Information Officer), alternativ auch der CDIO (Chief Digital Information Officer) bzw. der CDO (Chief Digital Officer). Die Ausarbeitung erfolgt in enger Abstimmung mit Schlüsselvertretern der Fachbereiche. Wiederum obliegt es der IT-Organisation die formulierte IT-Strategie in die Tat umzusetzen.

Phase 2: IT-Schwerpunkte analysieren

Gehen Sie anschließend über zu einer Standortbestimmung für den gewählten Scope. Betrachten Sie sowohl Ihre interne IT als auch das externe Umfeld. Führen Sie Gespräche mit Schlüsselrollen auf allen Ebenen und mit allen Bereichen im Unternehmen. Erneut einige Leitfragen für den Ist-Stand und die Anforderungen:

  • Wie ist die Ist-IT, ihre Bereitstellung und Betrieb aufgestellt?
  • Worin bestehen neue oder geänderte fachliche, technische und kaufmännische Bedarfe?
  • Welchen rechtlichen, fachlichen und technischen Trends muss sich die IT stellen?
  • Auf welche technischen und organisatorischen Innovationen sollte die IT aufgreifen?
  • Wie realisieren nahe und ferne Marktbegleiter ihre IT um?

Nutzen Sie Strategietechniken wie das PESTEL Framework, das Value Proposition Canvas oder die Story Map und erheben Sie die Ist-Situation sowie die für Ihre IT relevanten Marktentwicklungen. Sichern Sie die Fakten zudem mit Daten aus Befragungen und Erfahrungsberichten externer Benchmark-Lieferanten ab.

Planen Sie nach der Analysephase explizit einen Checkpunkt ein. Stellen Sie zu diesem den initial gewählten IT-Scope auf den Prüfstand. Sollten sich neue Erkenntnisse aus der Analyse ergeben haben, adjustieren Sie iterativ Ihren Betrachtungsgegenstand.

Phase 3: IT-Strategie konzipieren

Im dritten Schritt steht der Soll-Stand im Zentrum. Auf Basis der Analyseergebnisse definieren und entschieden Sie über die IT-Ziele und Handlungsfelder. Diese Fragen helfen Ihnen:

  • Verfolgt das Unternehmen eine Individual- oder Standardsoftwarestrategie?
  • Erfolgt die IT-Wertschöpfung hauptsächlich intern oder extern?
  • Genießt eine kostengünstige oder eine hoch verfügbare IT den Vorrang?
  • Wird auf eine günstige und gering qualifizierte oder teure und hoch qualifizierte IT-Belegschaft gesetzt?
  • Liegt das IT-Budget zentral bei der IT-Abteilung oder haben die einzelnen Geschäftseinheiten ebenfalls ein IT-Budget?

Bringen Sie bekannte Strategiemethoden wie die SWOT Analyse, den Business Case sowie die Nutzwertanalyse zur Abwägung der IT-Ziele zum Einsatz. Strategiearbeit sind immer Arbeit mit Zielkonflikten, den Trade-Offs.

Wägen Sie die Pros und Cons der Möglichkeiten gegeneinander ab und priorisieren Sie mittels Techniken der Ideenbewertung. Fassen Sie die Ergebnisse zu 5 bis 8 Handlungsfeldern zusammen.

Formulieren Sie die gewählten IT-Ziele als offene, spezifische, messbare und terminierte ‚Wie‘-Fragen, beispielsweise:

  • Wie kann unsere IT die Softwarelizenzkosten sowie die Zahl der Tool-Hersteller bis Ende des nächsten Geschäftsjahres um mindestens 20 Prozent senken?“
  • „Wie können wir die Hackerangriffe auf unsere Top-IT-Systeme in den nächsten 12 Monaten halbieren und die kritischen Technologie-Assets damit noch sicherer machen?“
  • „Wie können wir die alte IT Mainframe Kernanwendung mittels einer neuen Cloud Software so modernisieren, das Wartung und Weiterentwicklungen zu industrieüblichen Projektkosten und -laufzeiten möglich werden?“
  • „Wie gelingt es unserer klassische IT-Organisation in ein agiles BizDevOps Powerhouse zu transformieren, welches auf bereichsübergreifende Zusammenarbeit, Transparenz und Verantwortlichkeit setzt?“

Berücksichtigen Sie bei der Erfolgsmessung neben etablierten IT-Kennzahlen wie Verfügbarkeit, Budgeteinhaltung und Lieferzeiten gleichsam die Metriken der Fachbereiche und Geschäftsführung. Nehmen Sie sich zudem Querschnittsthemen wie Sicherheit, Innovation und Finanzierung an.

Phase 4: IT-Roadmap planen

Stehen die IT-Ziele, geht es an die Umsetzungsplanung, der Beschreibung des Wegs zum Ziel. Bedienen Sie sich in dieser finalen Definitionsphase folgender Fragen:

  • Welche konkrete Maßnahmen sollten den Handlungsfeldern zugeordnet werden?
  • Wie machbar und kostenintensiv sind die Maßnahmen? 
  • Welche neuen Projekte müssen aufgesetzt bzw. welche bestehenden Vorhaben angepasst werden?
  • Wie lässt sich die IT-Strategie kommunizieren und vermarkten?
  • Was bedeutet die IT-Strategie aus Kunden-, Partner-, Wertschöpfungs- und Mitarbeiterperspektive?
  • Welche Gestalt würde eine Roadmap besitzen? Was wären die wichtigsten Meilensteine?

Dokumentieren Sie sowohl IT-Strategie als auch Umsetzung. Verzetteln Sie sich jedoch nicht in den Details. Es geht um die großen Linien, das Gesamtspielfeld Ihrer IT.

“Culture eats strategy for breakfast.” erklärte schon der US-Amerikanische Ökonom Peter Ferdinand Drucker. Überlegen Sie genau, auf welche Weise Sie die noch junge IT-Strategie mit dem Business abstimmen und in Ihren IT-Bereichen verankern. Zum Einsatz kommen Strategieinstrumente wie eine auf die IT abgestimmte Balanced Scorecard oder die Zielmethode Objectives and Key Results (OKR).

Phase 5: IT-Strategie umsetzen

Nach dem die Strategie steht, geht es in der finalen Phase in die operative Realisierung. Exekutieren sie die Projekte bzw. Projektprogramme und lassen Sie die IT-Strategie zur Wahrheit werden. Nützliche Etablierungsmethoden sind zum Beispiel die Strategy Map, die North Star Metric oder das Benefits Depedency Framework.

Kontrollieren Sie die Zielerreichung, beispielsweise auf Basis der aufgesetzten Balanced Scorecard. Leiten Sie in festen zeitlichen Intervallen den nächsten Strategiedurchlauf ein.

Kontinuierlich: Projektmanagement

Die Erstellung einer IT-Strategie vollzieht sich als Projekt. Dabei ist die zeitliche Gewichtung zwischen Analyse-, Konzeptions- und Planungsphase aufgrund Ihrer Ausgangslage, den IT-Schwerpunkten sowie den IT-Zielen unterschiedlich.

Starten Sie zügig mit der Projektinitiierung in Ihr IT-Strategieprojekt. Eine Initiative, die mehrere Wochen in der Startphase feststeckt, wirkt wenig Glaubhaft und versprüht nur eine geringe Aufbruchsstimmung.

Je nach gewähltem Scope, der Größe Ihres Unternehmens, der Branche und einbezogenen Geschäftsfelder, dem geographischen Bereich, sowie fachlichen und technischen Besonderheiten dauert die Strategieentwicklung wenige Wochen bis mehrere Monate. Rechnen Sie mit mindestens mit vier Wochen intensiver Arbeit am IT-Strategiedokument. Zurren Sie direkt zu Projektbeginn die Rahmenbedingungen an Vorgehen und Ergebnisse fest. Kommunizieren Sie kontinuierlich mit allen wichtigen Stakeholder-Gruppen.

„Je nach Größe Ihres Unternehmens umfasst ein IT-Strategiedokument 30 bis 50 Seiten und kommt 3 bis 5 Jahre zum Einsatz. Capability Maps, IT-Bebauungspläne und Transformation Roadmaps sind typische Elemente.“

Dr. Christopher Schulz

Was sind Beispiele für eine IT-Strategie?

IT-Strategie der Bundesverwaltung

Der Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik publizierte Anfang 2017 die IT-Strategie der Bundesverwaltung. Das 33-seitige Dokument ist frei im Internet verfügbar.

Ausgehend vom Hauptziel ‚Leistungsfähige und bedarfsgerechte Unterstützung der Verwaltungsaufgaben des Bundes‘ führt das Papier zehn strategischen Zielen an:

  • Effektivität und Qualität
  • Digitale Verwaltung
  • Zukunftsfähigkeit und Offenheit für Innovationen
  • Informationssicherheit und Datenschutz
  • Attraktivität als Arbeitgeber
  • Wirtschaftlichkeit und Kosteneffizienz
  • Inklusion und Barrierefreiheit
  • Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit
  • Kooperationen sowie
  • Kontrollfähigkeit und Steuerbarkeit
IT-Strategie

Umsetzung der IT-Strategie innerhalb der IT-Steuerung Bund (Quelle: Der Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik, 01/2017)

Diese werden von Maßnahmen – laufenden und geplante Projekte – aus sechs verschiedenen Handlungsfeldern adressiert.

  • Konsolidierung, Standardisierung und Nachfragebündelung
  • Digitalisierung
  • Förderung von Innovationen
  • Umsetzung der Informationssicherheit und des Datenschutzes
  • Entwicklung von IT-Personal
  • Ausbau der IT-Steuerung des Bundes

Die IT-Strategie gilt ressortübergreifend in einem Zeitraum 2017 bis spätestens 2021. Sie definiert die IT-Entwicklungsschwerpunkte und priorisiert aktuelle und zukünftige IT-Maßnahmen. Die Abbildung illustriert Bestandteile und beteiligte Organisationen.

Duke University: IT Strategy (10 min)

Fazit

Im Management von Informationstechnik gehört sie zur Königsdisziplin: die IT-Strategie. Vor dem Hintergrund einer…

  • Digitalisierung der Wertangebote von Unternehmen (z.B. Social Media, Mobile Business),
  • zunehmenden Durchdringung der betrieblichen Wertschöpfung durch IT (z.B. Robotic Process Automation, Internet of Things),
  • gesteigerten Nutzung von Daten (z.B. Data Analytics, Data-driven Products)
  • rasanten Innovationsgeschwindigkeit im Endverbrauchermarkt (z.B. Smartphone Apps, Smart Speaker) sowie
  • steigenden Relevanz von Cyber Security 

gewinnt die IT und damit die IT-Strategie für Unternehmen an Wert und Notwendigkeit. IT ist längst seiner taktischen Unterstützerrolle entwachsen. In digitalen Zeiten wird aus der IT ein Ermöglicher und schließlich ein Treiber. Dabei gibt die IT-Strategie Orientierung.

Starten Sie Ihre Strategiearbeit mit einer klaren IT-Vision, abgestimmten Geschäftszielen und einem festgelegten Scope. Nutzen Sie Techniken für die interne & externe Analyse, entwickeln Sie Optionen und fällen Sie Entscheidungen. Kommunizieren Sie das fertige Papier breit und wiederkehrend in der Organisation. Setzen Sie die IT-Strategie um und unterziehen Sie ihr in einem festen Rhythmus ein Update. Agil, transparent und entlang der Geschäftsbereiche. Keine Angst vor der IT-Strategiearbeit!

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Leseempfehlungen

  • Der Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik: IT-Strategie der Bundesverwaltung: 2017 – 2021, 2017
  • Corenz, W., & Lauritzen, S.: Erstellung der IT-Strategie: Planungshilfe für CxOs, BearingPoint. Management & Technology Consultants, 2012
  • Keller, W.: Was ist EAM + IT-Strategien: Vorlesung IT-Unternehmensarchitektur, Hasso Plattner Institut, 2012
  • High, P. A: Implementing World Class IT Strategy: How IT Can Drive Organizational Innovation, Jossey-Bass, 2014
  • Object Management Group: Business Motivation Model Version 1.3, letzter Abruf: 30.12.2019
  • Rumelt, R.: Good Strategy / Bad Strategy – The difference and why it matters, Profile Books, 2017
  • Schulz, C.: Consulting Strategiekoffer: Praxistools für die erfolgreiche Unternehmensstrategie, Amazon Books on Demand, 2019
  • Tiemeyer, E.: Handbuch IT-Management: Konzepte, Methoden, Lösungen und Arbeitshilfen für die Praxis, Carl Hanser Verlag, 2017
  • Tschanett, H.: Leitfaden zur Einführung von IT-Strategie und IT-Governance in KMUs, FHS St. Gallen, 2017

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Dr. Christopher Schulz

Dr. Christopher Schulz

Business Analyst, Enterprise Architect & Projektmanager

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