Die IT-Systemlandschaft – pragmatisch & strukturiert standardisieren

von Business-IT-Alignment

Management Summary

  • Eine heterogene IT-Systemlandschaft verursache wiederkehrend hohe Wartungs- & Weiterentwicklungskosten. Zudem sorgt sie für anhaltend hohe Architekturkomplexität.
  • Die Standardisierung einer Systemlandschaft vollzieht sich in fünf Schritten entlang im Vorfeld fixierter Standardisierungsziele.
  • Eine homogene IT-Systemlandschaft ist eine kontinuierliche Aufgabe. Neue Systeme kommen hinzu, bestehende Tools gehören regelmäßig auf den Prüfstand.

Application Landscape Management

 

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Standardisierung von Werkzeugen – eine bekannte Herausforderung

Gedankenspiel: Wir schreiben das Jahr 1920. Als Maschinenbaumeister verantworten Sie eine kleine Werkstatt. Ob Flachzangen, Schraubendreher oder Schlosserhammer – für jede Fertigungsaufgabe stehen mindestens zwei Exemplare in identischer Ausführung bereit. Sie besitzen sowohl gekaufte, als auch individuell gefertigte Werkzeuge. Fast jedes Kaufwerkzeug kommt von einem anderen Fabrikanten.

Über die Jahre haben Sie den Überblick verloren. Welche Tools haben wir bereits im Inventar? Welche Werkzeuge müssen überholt werden? Sie wissen es nicht. Überdies benötigt Ihr Werkzeug-Wildwuchs viel Lagerplatz und verursacht wachsende Wartungsaufwände. Wie sie es auch drehen und wenden – wollen Sie als Maschinenbauer wettbewerbsfähig bleiben, müssen Sie Ihre Werkstatt aufräumen und Ihre Hilfsmittel standardisieren.

Warum sind IT-Systemlandschaften oft heterogen?

Ein Jahrhundert später, 2020, mitten drinnen in der digitalen Transformation. Statt für Steckschlüssel und Stichsägen sind Sie heute für IT-Systeme verantwortlich. Über die Zeit hat sich auch hier ein Zoo von Softwaretools zusammengefunden. Alles fachlich irgendwann einmal von irgendwem gebraucht, alles technisch irgendwie mit irgendwas integriert.

Diese Systemsammlung verursacht wiederkehrend Wartungs- und Weiterentwicklungskosten und – bei Kaufsoftware – zusätzlich Lizenzkosten. Zudem erhöhen die vielen Schnittstellen und Eigenheiten der Tools die Komplexität Ihrer IT-Architektur. Möchten Sie als Unternehmen weiter im Markt bestehen, muss auch hier etwas geschehen. Der Ausweg: Die Standardisierung Ihrer Systemlandschaft.

Kein neues Problem. Und doch besteht beim Vorgehen einer Standardisierung in CIO, Architekten- und IT-Leiterkreisen Uneinigkeit.

  • Erst die Soll-Systemlandschaft definieren und anschließend den Ist-Stand erheben?
  • Oder zunächst eine Bestandsaufnahme absolvieren und dann das zukünftige Softwaretool-Portfolio festlegen?
  • Und überhaupt: Was muss eigentlich bei einem System wie genau erfasst werden?

Unser 5-stufiges Phasenmodell bringt die notwendige Klarheit. Starten wir also durch und beginnen ganz von vorne.

Wie wird eine IT-Systemlandschaft standardisiert?

Vorgehensmodell Standardisierung IT-Systemlandschaft 5-Phasen Vorgehensmodell zur Standardisierung der IT-Systemlandschaft

Phase 1: Ist-Systemlandschaft erheben

Nur wer weiß, wo er aktuell steht, kann anschließend über ein realistisches Ziel mit angemessenen Return on Invest entscheiden. Verschaffen Sie sich daher in Phase 1 einen initialen Überblick über den Ist-Stand Ihrer IT-Systemlandschaft.

  • Welche Systeme verantwortet unser IT-Bereich?
  • Welches System wird für welche Geschäftsprozesse mit welcher Intensität von welchen Fachbereichen genutzt?
  • Wie gut ist die Informationslage über die eingesetzten Softwarekomponenten?

Zurren Sie zu Beginn die Merkmale fest, die Sie für jedes System bestimmen möchten. Achtung: Fast immer, ist weniger mehr. Bei 500 Tools und 20 Merkmalen müssen Sie 10.000! Datenpunkte zusammentragen. Je nachdem, wie gut der Dokumentationsstand Ihrer Systemlandschaft ist, kann das in einer nie endenden Sammelgeschichte ausarten. Schnell übersteigen die Kosten den angestrebten Nutzen.

Seien Sie pragmatisch. Beschränken Sie sich auf die Top-7 Eigenschaften eines Systems, beispielsweise seinem Namen, dem Hersteller, Verantwortlichen, der Version, der Lizenz, den Datenobjekten sowie den Schnittstellen zu anderen Systemen.

Schließen Sie die Lücken in den konsolidierten Systembeschreibungen mittels gezielten Fokusterminen. Es unterstützt Sie die EAM Interviewlandkarte. Alle Daten zur Ist-Systemlandschaft legen Sie zentral an einer Stelle in ein Systemverzeichnis ab. Ab jetzt liegt hier der Single-Point-of-Truth für Ihre IT-Systeme. Ein gutes Gefühl, oder?

Phase 2: Standardisierungsstrategie definieren

Warum möchten Sie überhaupt Ihre IT-Systemlandschaft standardisieren? Was sich zunächst wie ein Scherz liest, entpuppt sich beim näheren Betrachten als wertvolle Grundsatzfrage. Kein CIO standardisiert der Standardisierung wegen. Also: Warum die Systeme standardisieren?

Die Hauptziele sind die Minimierung von Risiken und die Optimierung der Unternehmensressourcen. Die dahinterliegenden Subziele sind jedoch so mannigfaltig, wie die Systeme selbst und stammen von verschiedenen Unternehmensbereichen. Eine unvollständige Auswahl:

  • Die Komplexität von vorhanden Herstellern, Systemlösungen, Tool-Schnittstellen etc. soll reduziert werden.
  • Es gilt die hohen Kosten für Betrieb, Wartung bzw. Lizenzen zu senken.
  • Durch Reduktion der Angriffsfläche gegenüber Hacker und Cyber-Kriminellen soll die IT-Sicherheit erhöht werden.
  • Nach einer Unternehmensfusion müssen fachlich redundant gewordene IT-Systeme abgeschalten werden.
  • Statt der bisher eingesetzten Individualsoftware, sollen verstärkt moderne Standardprodukte zum Einsatz kommen.
  • Die System-und Medienbrüche sollen in den Geschäftsprozesse reduziert werden.
Ziele Standardisierung IT-Systemlandschaft

Typische Ziele für die Standardisierung einer IT-Systemlandschaft

Halten Sie Standardisierungsziele explizit fest. Und versehen Sie diese mit Messkriterien und Fristen. Die Abbildung zeigt weitere typische Ziele für die Standardisierung einer IT-Systemlandschaft. So können Sie den Grad der Standardisierung an der Menge der Systeme, der Herstellerzahl, der Homogenität der eingesetzten Software etc. festmachen. Gießen Sie Ziele, Messgrößen, Termine und Randbedingungen in die Standarisierungsstrategie.

Erweitern Sie das Systemverzeichnis bei Bedarf mit den Merkmalen, die für eine Zielmessung erforderlich sind. Mit hoher Wahrscheinlichkeit ist eine weitere Serie von Interviews und Befragungen von Wissensträgern – also ein iterativer Rücksprung in Phase 1 – erforderlich. Kein Problem, die Kommunikationspfade sind ja bereits etabliert.

Phase 3: Soll-Systemlandschaft gestalten

Der Grundstein ist gelegt, und nun heißt es im Rahmen der Phase 3 die IT-Systemlandschaft auf ihr Standardisierungspotential abzuklopfen. Leider unvermeidbar: Jedes System muss einzeln auf Herz und Nieren überprüft werden. Pragmatisch und schnell geht das mit der 2-Filtermethodik.

  • Zunächst betrachten Sie jedes System aus dem Problemperspektive. Zentrale Frage: „Ist für diese Software eine Standardisierung notwendig?“
  • Die festgehaltenen Standardisierungskandidaten betrachten Sie daraufhin aus der Lösungsbrille. Offener Punkt: „Wie gestaltet sich die Standardisierung?“
2-Filter Methodik - Schnellbewertung eines IT-Systems

Schnellbewertung eines IT-Systems mit Hilfe der 2-Filter Methodik

Durchflügen Sie mit gezielten Fragen die Systemlandschaft, bewerten Sie den Mehrwert einer Tool-Standardisierung, ihre technische Machbarkeit und das verbundene Risiko. Am Ende liegt eine Liste vor Ihnen: die Top-System-Abschaltkandidaten.

Leiten Sie resultierende Anpassungen für Ihre IT-Systemlandschaft ab: konsolidierte Datentöpfe, angepasste Schnittstellen, geänderte Prozessunterstützung. Bereits bei der Planung generiert das Aussortieren Aufwand. Langfristig rechnet sich die Homogenisierung für das Gesamtunternehmen mehrfach.

Phase 4: Standardisierungsprojekte umsetzen

Jetzt geht‘s ans Eingemachte – es gilt die Soll-Systemsystemlandschaft zum Ist-Stand werden zu lassen. In Phase 4 schlägt die große Stunde des Projektmanagements. Das bis dato einzeln geführte Standardisierungsprojekt fächert sich nun in mehrere Teilinitiativen auf, die Sie vorzugsweise in agil Projektmanier umsetzen lassen. Wir nutzen für diese Phase die Application Landscape Action Matrix. Nutzen Sie die Übersicht als Orientierung für ihre Harmonisierungsinitiativen.

IT-Systemlandschaft

Die Application Landscape Action Matrix zeigt die Dimensionen und Arbeitsbereiche bei der Standardisierung einer IT-Systemlandschaft

Gehen Sie nach der Formel „Ein-Tool-ein-Projekt“ vor. Bei kleinen Softwarekandidaten kann ein Projektleiter auch mehrere Ablösevorgänge auf einmal begleiten. Essentiell ist der fachliche Ersatz. Für jeden abgeschalteten Kandidaten bietet die IT dem Business eine adäquate Alternative an.

Setzen Sie zudem eine Standardardisierungs-Governance auf. Jedes IT-System besitzt einen fachlichen Verantwortlichen, den sogenannten System Owner. Diesem wird ein technischer Kümmerer zur Seite gestellt, der Betriebsverantwortliche. Legen Sie fest, wie im Unternehmen zukünftig mit neuen, veralteten oder gar obsolet gewordenen Softwaretools umgegangen werden soll.

  • Wer gibt den Antrag für ein neues Werkzeug frei?
  • Wo haben die Fachbereiche Freiheitsgrade bei der Auswahl ihrer Software?
  • Wer prüft in welchem Intervall den Verwendungsgrad der Software?
  • Wer muss bei Update von Systemen informiert werden?

Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, Steuerungs- und Managementprozesse zu etablieren. Ansätze wie das Kernmodell von COBIT 2019 sind in dieser Phase einen Blick Wert.

Phase 5: Systemlandschaft weiterentwickeln

Nach der Standardisierung ist vor der Standardisierung. Eine einmal konsolidierte IT-Systemlandschaft verkommt schnell wieder zum Wildwuchs, wenn Sie den Standardisierungsanspruch nicht in Ihrer Aufbau- und Ablauforganisation als Regelprinzip verankern.

Bei der Weiterentwicklung durchlaufen Sie Phase 1 bis 4 iterativ und kontinuierlich. Im Gegensatz zum initialen Standardisierungsprojekt fällt der Änderungsumfang jedoch deutlich geringer aus.

Und trotzdem: Wiederkehrend müssen neue Systeme kontrolliert zugelassen werden. Altsysteme werden in Regelmäßigen Abständen aktualisiert oder ganz abgeschalten. Wächst die Landschaft um neue Tools an, dann sollten wie bei einem gut geführten Warenlager veraltete Produkte aussortiert werden.

Grundlage für die Daueraufgabe ist ein gewissenhaft gepflegtes Systemverzeichnis. Das Tool Repository bietet die Datengrundlagen für Systemkarten, -diagramme und -pläne. Diese Artefakte nutzen Sie für die Analyse-, Kommunikation- und Entscheidungssitzungen rund um die IT-Systemlandschaft.

Kontinuierlich: Projektmanagement

Die Standardisierung der IT-Landschaft vollzieht sich zunächst als ein Projekt, dass sich – je nach Standardisierungsbedarf – ab Phase 4 in mehrere Teilprojekte verzweigt und schließlich im Regelbetrieb mündet.

Achten Sie auf ein aktives Stakeholdermanagement. Beim Ausphasen eines Tools entsteht beim nutzenden Fachbereich zunächst eine Lücke, die es mit Hilfe von Change Management Maßnahmen zu füllen gilt. Wandel benötigt Zeit und Unterstützung. Abläufe ändern sich, es kommt zu Kompetenz- und Verantwortungsverschiebungen. Je mehr Prozesse, je tiefgreifender und je zeitlich ausgedehnter ein System die Organisation unterstützte, desto langwieriger seine Ablösung.

Fachliche Innovation vs. technische Synergie sind zwei gegensätzliche Pole – fast immer liegt das Optimum dazwischen.

Sorgen Sie auch für einen stetigen Informationsfluss an den Schnittstellen.

  • Welche Tools sind aus Sicht des Lizenzmanagements Abschaltekandidaten?
  • Wie sieht eine optimale Verzahnung von Business und IT aus Sicht des Prozessmanagements aus?
  • Welche Projekte sind laut dem Projektportfoliomanagement für welches System geplant bzw. bereits gestartet?
  • Was sagen die Kollegen aus den IT Service Bereichen zur neu ausgerichteten Systemlandschaft?

Kommunikation ist der Schlüssel für den Erfolg einer Standardisierung. Machen Sie die Einbindung der Stakeholder im Projektmanagement zur Hauptaufgabe. Wägen Sie die Kosten- und Nutzenelemente mit einem Business Case transparent ab und entkräften Sie potentielle Interessenskonflikte. Gemeinsam zum optimalen Standard.

Fazit

Oft angesprochen, selten dann auch konsequent verfolgt: Die Standardisierung der IT-Systemlandschaft. Eine homogenisierte Softwarelandschaft reduziert Komplexität, senkt Kosten und erhöht IT-Produktivität. Wie bei einer aufgeräumten Werkstatt besitzt jedes Tool eine zentrale Funktion und einen bestimmten Platz. IT – Effizient.

Leseempfehlungen

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Dr. Christopher Schulz

Dr. Christopher Schulz

Managing Partner

Dr. Christopher Schulz berät seit 2007 Kunden in der Automobil- und Bankenbranche an der Schnittstelle zwischen Business und IT.

Er studierte Informatik am KIT in Karlsruhe und an der INSA de Lyon. Seine Consulting Schwerpunkte liegen im Enterprise Architecture Management sowie der Business Analyse.

Neben Kundenprojekten gibt Christopher seine Expertise mittels Fachartikeln, Vorträgen und Trainings weiter. Christopher bloggt leidenschaftlich gerne. Er ist verheiratet und hat zwei Kinder.

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